Voortgang Governancestructuur LAVS in 2022

In 2019 heeft Rijkwaterstaat de governancestructuur voor het Landelijk Volgsysteem (LAVS) opgezet. Het doel was om de gebruikers te betrekken bij de ontwikkeling van het LAVS. Om de werking van de Governance te optimaliseren heeft Rijkswaterstaat in het derde kwartaal van 2021 een evaluatie uitgezet onder alle betrokken organisaties van het LAVS.

Er is bij de verschillende overleggen over het algemeen overeenstemming over het doel en invulling van de governancestructuur LAVS. Het doel van de governancestructuur is gebaseerd op de onderstaande drie punten:

  1. Verbeteren betrokkenheid gebruikers/stakeholders bij LAVS ontwikkelingen;
  2. Transparantie over ontwikkeling van het LAVS;
  3. Ruimte voor inbreng van gebruikers/stakeholders (consultatieplatform).

Opgehaalde rode draden evaluatie stakeholders en gebruikers  “hoe het gaat”

  • Deelnemers gebruikersoverleggen zijn in de basis tevreden.
  • Men vindt het leuk om elkaar te ontmoeten, maar worden nu nog te veel geconfronteerd met lijstjes en met ‘zenden’ (éénrichtingsverkeer Rijkswaterstaat).
  • Ervaren onvoldoende over-, en inzicht in governancestructuur:
    • Wat gebeurt er bij de anderen?
    • Wat is mijn plek in het grotere geheel etc.?
  • Er bestaat onduidelijkheid over voortgang acties. Welke resultaten zijn er geboekt? De deelnemers ervaren te weinig terugkoppeling vanuit de andere governancestructuuroverleggen.
  • Nut, noodzaak en onderlinge relatie van de diverse overleggen en rollen van de deelnemers zijn niet altijd duidelijk/helder.
  • Specifiek voor het stakeholdersoverleg geldt dat de deelnemers ervaren dat de uitvoering van het overleg in relatie tot bijvoorbeeld de opzet en het verwachtingenmanagement voor verbetering vatbaar is. In dit overleg is al besloten een werkgroep te installeren om verbetervoorstellen voor te bereiden.

Rijkswaterstaat heeft op basis van de uitkomsten van de evaluaties aan de Stuurgroep geadviseerd om de governancestructuur in stand te houden. De Stuurgroep heeft ingestemd met dit advies, maar dan wel met een paar accentaanpassingen qua structuur van de governance en vorm/wijze van overleggen.

Voorgestelde vorm/wijze van overleggen in governancestructuur

Het huidige organigram van de overleggen in de governancestructuur blijft voor nu gehandhaafd. De onderstaande uitwerking van de accentaanpassingen leiden mogelijk tot het aanpassen van het organigram.

1. Opdrachtgeversoverleg/Stuurgroep LAVS

  • gezamenlijk commitment en besluitvorming koers, strategische keuzes en projecten
  • anticiperen op ontwikkelingen in regelgeving of beleid
  • draagvlak LAVS
  • overleg vindt minimaal 2 keer per jaar plaats

2. Stakeholdersoverleg

  • Het stakeholdersoverleg is een consultatieplatform, waar ervaringen/voorstellen/ontwikkelingen van verschillende gebruikers (asbestbranche, toezichthouders en opdrachtgevers) van het LAVS over de LAVS-applicatie kunnen worden gedeeld.
  • Rijkswaterstaat informeert vanuit opdrachtgevers/stuurgroep de gebruikers/stakeholders over voorgenomen releases en ontwikkelingen (roadmap/releaseplanning). Rijkswaterstaat communiceert hiertoe proactief, helder en duidelijk wat haar rol en positie in deze is, als beheerder van het LAVS en als stakeholder in het Stakeholderoverleg.
  • Voorstellen of adviezen vanuit het Stakeholdersoverleg die alleen gerelateerd zijn aan de applicatie LAVS, kunnen door Rijkswaterstaat, wanneer gewenst door gebruikers/ stakeholders, ter bespreking worden ingebracht in het opdrachtgevers/stuurgroep overleg LAVS.
  • Overleg vindt 2-4 keer per jaar plaats.

3. Gebruikersoverleggen

  • Gebruikers van het LAVS nemen deel namens een branche/gebruikersgroep.
  • Voor iedere gebruikersgroep (o.a. asbestbedrijven, toezichthouders) wordt een overleg georganiseerd. In het overleg worden de operationele ontwikkelingen in LAVS gedeeld en worden ervaringen en wensen van gebruikers verzameld. Uitgangspunt bij nieuwe wensen/functionaliteiten is dat na haalbaarheidsonderzoek/prioritering/kostenraming en na afstemming met de opdrachtgever en/of opdrachtgevers-/stuurgroepoverleg wordt beslist of deze in het LAVS al dan niet worden doorgevoerd. Bijdragen aan de financiering van de nieuwe wensen/functionaliteiten weegt positief mee in de besluitvorming. Rijkswaterstaat communiceert hiertoe proactief, helder en duidelijk wat haar rol en positie in deze is, als beheerder van het LAVS en als stakeholder in de governancestructuur zelf.
  • De resultaten van de gebruikersoverleggen worden door Rijkswaterstaat vastgelegd en meegenomen naar het wijzigingenoverleg. De resultaten uit het wijzigingenoverleg worden in de vorm van een roadmap/releaseplanning weer gedeeld in het gebruikersoverleg.
  • Overleg vindt 2 per jaar plaats.

4. Softwareleveranciersoverleg

  • Leveranciers van applicaties die koppelen aan het LAVS, nemen deel aan dit overleg.
  • De technische en inhoudelijke ontwikkelingen van het LAVS en de gevolgen voor de koppelvlakken worden besproken. Daarnaast worden ervaringen en wensen van de leveranciers verzameld.
  • De resultaten van het leveranciersoverleg worden door Rijkswaterstaat vastgelegd en meegenomen naar het wijzigingenoverleg. De resultaten uit het wijzigingenoverleg worden in de vorm van een roadmap/releaseplanning weer gedeeld in het softwareleveranciersoverleg.
  • Overleg vindt 2 keer per jaar plaats.

5. Gezamenlijk ketenoverleg (gebruikers en softwareleveranciers)

  • 1 keer per jaar wordt er een overleg georganiseerd, waarbij alle gebruikersgroepen aanwezig zijn (asbestbedrijven, softwareleveranciers en toezichthouders). Informatie, ervaringen en wensen worden met elkaar gedeeld en verzameld. De resultaten uit het gezamenlijk ketenoverleg worden besproken in het wijzigingenoverleg en in de vorm van een roadmap/releaseplanning verwerkt, weergegeven en weer gedeeld in het ketenoverleg.

6. Wijzigingenoverleg

  • Intern Rijkswaterstaatoverleg, waarbij medewerkers van Rijkswaterstaat vertegenwoordiger zijn van de gebruikersoverleggen, betrokken softwareleveranciers en van de opdrachtgevers. Zij vertalen de ingebrachte wensen en voorgenomen wijzigingen naar type wijzigingen.
  • De type wijziging wordt op basis van de functionele specificaties en na overleg met stakeholders geprioriteerd en vervolgens vastgesteld. Ook hier geldt het uitgangspunt dat bij nieuwe wensen/functionaliteiten na haalbaarheidsonderzoek/prioritering/kostenraming en na afstemming met de opdrachtgever en/of opdrachtgevers-/stuurgroepoverleg, wordt beslist of deze in het LAVS worden doorgevoerd. Bijdragen aan de financiering van de nieuwe wensen/functionaliteiten weegt positief mee in de besluitvorming.
Type wijziging Hieronder valt
Correctieve wijziging herstellen van geconstateerde fouten
Preventieve / perfectieve / predicatieve wijziging voorkomen van fouten, verbeteren prestaties of kwaliteit
Adaptieve wijziging noodzakelijke aanpassingen vanwege externe ontwikkelingen (zonder grondslag ‘nieuwe functionele eisen’), wetgeving
Additieve wijziging nieuwe of aangepaste functionele eisen
  • De resultaten van het wijzigingenoverleg worden vastgelegd en verwerkt in de roadmap/releaseplanning. De resultaten worden ook voorgelegd aan het opdrachtgevers-/stuurgroepoverleg en weer teruggekoppeld aan het gebruikersoverleg en op metaniveau aan het stakeholdersoverleg.
  • Overleg vindt 6 keer per jaar plaats.

Accentaanpassingen

Naar aanleiding van de uitkomsten van de evaluatie van de governancestructuur heeft de opdrachtgevers\stuurgroep LAVS besloten om onderstaande accent aanpassing nader uit te werken en als mogelijk te realiseren.

  • Er is een striktere afbakening en systeemaanpassing van de governancestructuur nodig zodat deze meer past bij de fase waarin het LAVS zich nu bevindt.

    We voorzien geen grote strategische wijzigingen op de korte en middellange termijn. De sturingslijn is voor de komende 2 jaar leidend bij uitvoering door Rijkswaterstaat van diverse projecten (koppeling DSO/LAVS, stelselwijziging SZW etc.) en releases die noodzakelijk zijn voor beheer en onderhoud en het verbetertraject (0-metingslijst).

  • Rol en positie Rijkswaterstaat als beheerder van het LAVS en als stakeholder in de governancestructuur helder beschrijven en afbakenen.
    Stakeholders/gebruikers dichten Rijkswaterstaat als beheerder van het LAVS meer ruimte en mandaat toe dan Rijkswaterstaat in werkelijkheid heeft (wettelijk/juridisch, mandaat, budget technisch e.d.).
    Het is daarom belangrijk om de rol van Rijkswaterstaat als beheerder en ontwikkelaar van het LAVS te verduidelijken. De stuurgroep herkent dit. De evaluatie bevestigt dat de verwachtingen van met name de stakeholders, over de mogelijkheden en het mandaat van Rijkswaterstaat te ruim zijn. Rijkswaterstaat werkt die nader uit en communiceert dit proactief en helder naar de contacten en overleggen.
    Rijkswaterstaat heeft daarnaast ook ervaren dat de verwachting van de stakeholders en gebruikers over hun rol verder gaat dan een adviserende rol over de werking van het LAVS, die de stuurgroep voor deze partijen ziet weggelegd. IenW/SZW gaan over de beleidsmatige keuzes die gemaakt worden en die mogelijk gevolgen hebben voor het LAVS. Deze voorgenomen keuzes komen in andere stakeholdersoverleggen aan de orde. Daar horen de fundamentelere vragen die te maken hebben met het LAVS, geagendeerd te worden.

  • Wijzigingenoverleg centraler in de governance zetten.
    Het wijzigingenoverleg is het interne Rijkswaterstaatoverleg, waarbij Rijkswaterstaat medewerkers vertegenwoordiger zijn van de gebruikersoverleggen, betrokken softwareleveranciers en van de opdrachtgevers. Zij bespreken (6 x per jaar) namens hen de ingebrachte wensen en de prioritering van de voorgenomen wijzigingen.
    De rol van het wijzigingenoverleg in de governancestructuur wordt op dit moment onvoldoende benut. Informatie wordt onvoldoende uitgedragen binnen de governancestructuur. Rijkswaterstaat werkt dit in een actieplan verder uit.

  • Gebruikersoverleggen mogelijk samenvoegen?
    In de basis functioneren de gebruikersoverleggen op dit moment goed. Uit het oogpunt van efficiëntie en het creëren van meerwaarde gaan we onderzoeken of sommige overleggen eventueel samengevoegd kunnen worden. Hierover gaan wij met de deelnemers van deze overleggen in gesprek. Ook een lagere frequentie behoort wellicht tot de mogelijkheden. Dit zal expliciet worden voorgelegd aan de gebruikers, zodat de gebruikers volledige vrijheid voelen om voor het ene of het andere te kiezen. Rijkswaterstaat neemt hiertoe het initiatief.